Comment gagner du temps durant ses heures de délégation CSE ?

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Les heures de délégation ne sont pas extensibles, mais quelques bonnes pratiques peuvent toujours permettre de gagner en souplesse et en efficacité. Comment bien s’organiser pour ne pas se noyer dans les tâches à effectuer ? Découvrez quelques astuces avec Club Ophys pour offrir le meilleur des accompagnements à vos collaborateurs !

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La mise en place de bons de délégation

Quantifier et suivre votre activité au CSE

Si ce n’est pas déjà le cas dans votre entreprise la première bonne idée pourrait d’abord de bien comptabiliser le temps passé en délégation. Des bons de délégations peuvent pour cela être mis en place. Ces documents permettent à la fois de « cadrer » les présences en permanence et d’éviter les débordements. L’autre avantage est de pouvoir ainsi plus facilement prévenir la hiérarchie et les collègues des permanences effectuées.

De la souplesse pour partager et mutualiser les heures de délégation

Les membres du CSE ont ensuite la possibilité de reporter ou de partager des heures de délégation entre titulaires ou avec un suppléant en cas d’absence d’un membre titulaire. Le temps de permanence peut donc être affecté selon les fonctions des membres et les nécessités de leurs actions.

Notons que les périodes « calmes » peuvent ainsi permettre de cumuler des heures de délégation pour les périodes plus chargées : fêtes de fin d’année, clôtures comptables, événements exceptionnels économiques ou sociaux…

Une fois le temps bien maîtrisé, place à l’organisation !

Quelques conseils pour la bonne organisation de votre CSE

1. Planifier et regrouper les tâches similaires

La perte de temps vient souvent du passage d’une activité à l’autre. Pour gagner du temps il est donc essentiel de ne pas s’éparpiller et de se concentrer sur une seule tâche à la fois.

Pour y arriver la meilleure chose à faire est donc de planifier : les réunions et assemblées, mais également vos communiqués aux salariés, le temps de recherche de nouveaux services ou de nouveaux prestataires pour parfaire le service auprès des salariés…

Prévoyez ainsi des heures de permanences pour les appels, pour recevoir les salariés, ou pour la veille juridique, et vous serez sur le qui-vive pour les imprévus !

2. Passez à l’action !

La concertation peut ensuite vite être source de ralentissement dans les prises de décisions du CSE. Passez donc à l’action et évitez la procrastination ! Les salariés sont de plus en plus attentifs à toutes les petites attentions permettant d’améliorer leur quotidien, n’attendez pas pour les satisfaire !

3. Déléguez et impliquez les salariés

Les responsabilités et les tâches doivent ensuite être bien réparties entre les différents membres. Si du fait de la taille de l’entreprise ou par choix un seul membre se trouve actif au CSE, celui-ci aura tout intérêt à externaliser un maximum de services et à impliquer autant que possible les salariés dans la vie de l’entreprise. Cela peut se faire par exemple par voie de sondage pour le choix des avantages, et cela permettra d’avoir de meilleurs retours de la part des salariés !

De bons outils peuvent par ailleurs vous aider à gagner du temps et à en finir avec des opérations coûteuses et chronophages !

Pourquoi opter pour une plateforme de gestion des œuvres sociales ?

Centraliser pour diminuer les commandes en direct et les avances de trésorerie

Le premier bénéfice apporté par une plateforme, c’est de rassembler un maximum d’offres au même endroit, et de plus déjà à prix CSE. Pas besoin de négocier ou d’aller à la rencontre des parcs ou des tour-opérateurs pour avoir des remises, tout est déjà en place et disponible. En billets physiques et de plus en plus souvent en e-billets, les commandes deviennent un jeu d’enfant, rapides à effectuer et faciles à suivre.

Rendre les salariés plus autonomes sur les commandes de billetterie

Pour gagner ensuite un peu plus de temps durant les heures de permanence, l’étape d’après est de donner un accès personnalisé à chaque salarié sur la plateforme. Chacun aura ainsi la possibilité de passer soi-même les commandes, quelque soit l’heure du jour ou de la nuit !

Limiter les opérations de remboursements de tickets ou d’abonnements aux salariés

Rembourser les billets de cinéma ou les abonnements sportifs des salariés c’est bien, mais ça demande une foule de petites opérations tout au long de l’année… Et en plus souvent les billets sont payés au prix fort. Or cela peut être évité avec une plateforme de billetterie en ligne : subventionnez des tickets de cinéma déjà à prix réduits ou attribuez des cagnottes en toute simplicité aux salariés concernés.

Mettre en place un intranet pour communiquer et faciliter la diffusion d’informations et de documents réglementaires

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Dernier point pouvant permettre de gagner du temps, surtout pour les entreprises de plus de 100 salariés : l’intranet CSE. Outre l’affichage réglementaire, un outil en ligne peut en effet permettre d’éviter les répétitions de message et de centraliser l’accès à toutes les informations utiles.

PV de réunions, bons de commande, ou sondages, l’intranet ouvre enfin la porte à de nombreuses possibilités collaboratives synonymes de gain de temps et de diminution des aussi des impressions papier !

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